Mut zur digitalen Umstrukturierung! Vom Gedanken zur Umsetzung

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Dies ist ein Artikel für all jene Unternehmen, die den Schritt in „Richtung Digitalisierung“ wagen möchten, jedoch das Risiko scheuen. Es kann sich dabei um die Veränderung einzelner, kleinerer Abläufe, aber auch um eine komplette Umstrukturierung unterschiedlicher Prozesse bis hin zum Relaunch einer Webseite handeln. Wir werfen einen Blick auf die Beteiligten (Stakeholder), um die Aufgaben aller besser zu verstehen und um mehr Verständnis für auftretende Probleme zu entwickeln. Dieser Artikel beruht auf eigenen Erfahrungen und soll Mut zum Umdenken machen, denn analoge Prozesse digital abzubilden bedeutet, bestehende Prozesse neu zu denken. Bedenken Sie zudem: In veralteten Strukturen steckenzubleiben kann für Ihr Unternehmen ebenso ein Risiko bergen!

In diesem ersten Teil beleuchten wir die ersten Schritte in Richtung „digitale Umstrukturierung“. Im nächsten Teil wird es um die erfolgreiche Umsetzung und mögliche Stolperfallen des IT-Projekts gehen.

Lesezeit: ca. 9 Minuten

Inhalt

Einleitende Worte

Diesem Begriff könnten einige von Ihnen überdrüssig sein. Die Rede ist von der digitalen Transformation. Wir stecken seit geraumer Zeit mittendrin und sind erstaunt, dass das Thema Digitalisierung gefühlt erst jetzt so hohe Wellen schlägt. Aber besser spät als nie, denn wir sind Fans von reibungslos laufenden digitalen Prozessen. Auch wenn die ersten Schritte steinig, zeitaufwendig und oft unklar sind, so kann am Ende ein digitales Produkt für mehr Komfort und Nutzen für alle Stakeholder sorgen.

Die Angst davor, bestehende Strukturen und Systeme aufzubrechen. Begründet oder unbegründet?

Als Unternehmen, das mit der Zeit gehen will und seiner Kundschaft das bestmögliche Angebot in Sachen Online-Erlebnis offenbaren möchte, sieht man sich immer wieder vor große und kostspielige Entscheidungen gestellt. Das gilt sowohl für uns als Softwareanbieter als auch für all jene Unternehmen, die ihren Platz im WWW gefunden haben und sich von der Konkurrenz abheben möchten oder gar müssen.

Foto: Emily Morter / Unsplash

Fragen wie:

  • Soll ich mein Sortiment erweitern?
  • Soll ich meine Webseite relaunchen?
  • Soll ich meinen Online-Shop gänzlich umstrukturieren?
  • Soll ich mehr Geld ins Online-Marketing stecken?
  • Kann ich mich von bestimmten Abläufen trennen und etwas Neues wagen, das mich womöglich viel Zeit und Geld kosten wird?
  • Wie greifen all jene Prozesse ineinander? Wie kann ich diese miteinander verknüpfen?

stehen immer wieder im Raum und wollen beantwort werden.

Never change a running system?

Gerade eben hörte ich wieder den Spruch: „Never change a running system.“ Klingt auf das erste Hören plausibel und hilft, nicht weiter über die eigenen Strukturen im Betrieb nachzudenken. Wer sich jedoch die Mühe macht diesen Spruch in Bezug auf die eigenen Prozesse zu hinterfragen, wird mit Sicherheit Lücken finden, die es zu schließen gilt. Denn effizientere und zielorientiertere Handlungsspielräume gibt es immer.

Müsste der Spruch dann nicht eigentlich heißen: „Never change a running system in case it is in its best way economically, ecologically and efficient!“?

Natürlich sind all jene o.a. Fragen nicht unbegründet. Ganz im Gegenteil, sie sind sogar von großer Wichtigkeit! Denn nur wer Dinge hinterfragt, ist offen für Veränderungen. Insbesondere komplexe und tiefgreifende Umstrukturierungen sollten gut durchdacht sein. Jedoch gibt es für alle erdenklichen Themengebiete Menschen, die sich besser auskennen als man selbst. Zapfen Sie diese Quellen gerne an.

Des Weiteren kann und sollte durch die Digitalisierung analoger Prozesse oder die Umstrukturierung veralteter Systeme folgendes Eintreten:

  • Ressourcen können langfristig freigesetzt werden, um neue Pläne umsetzen zu können (z.B. durch Zeit- und Kostenersparnisse)
  • Eine Umsatzsteigerung kann erfolgen, da die Kaufkraft steigt (z.B. durch einen besser aufgebauten Online-Shop)
  • Prozesse können reibungsloser ablaufen, da verschiedene Abläufe miteinander verknüpft wurden (z.B. durch ein Ticketsystem im Kundenservice, das mit eingehenden Mails verknüpft ist)

Unterschätzen Sie auch nicht, welche positiven Auswirkungen vereinfachte Prozesse auf das Betriebsklima haben können. Ich erinnere mich an Zeiten, in denen ich im Mikrofichekatalog nach Aufträgen suchen musste. Obwohl die digitale Ablage schon existierte. Für kleinste Auftragsänderungen musste ich ein Formular ausfüllen, welches per Rohrpost in die EDV-Abteilung gesendet wurde, wo Menschen meine Angaben in den Computer tippten. In Zeiten, in denen es bereits Inter- und Intranet gab. Unvorstellbar frustrierend! Hier sehen wir, dass auch diese „Running Systems“ funktionierten (sofern die Rohre der Rohrpost nicht verstopft waren), nur besonders effizient waren diese Prozesse natürlich nicht.

Nun gut, zurück zum Thema. Wir wollen hier einen Blick auf das große Ganze werfen:

  • Welche Überlegungen sollten wir im Voraus anstellen?
  • Wer und was trägt zum Gelingen eines IT-Projektes bei?
  • Welches können mögliche Stolperfallen sein?
  • Wie können wir mit Problemen umgehen?
  • Was kann uns der Mut zur Umstrukturierung bringen?

Erste Schritte: Eigene Wünsche, Kundenwünsche und Befürfnisse der Mitarbeiter/innen identifizieren + Zielformulierungen

Ist die Entscheidung getroffen, zumindest einen krititschen Blick auf bestimmte Prozesse im Unternehmen zu werfen, kann es schnell zu Unsicherheiten und im schlimmsten Fall zu Überforderungen kommen:

  • Wo fange ich an?
  • Was ist mir besonders wichtig?
  • Was, wenn das Projekt scheitert?

Foto: Green Chameleonon / Unsplash

Zuerst einmal sollten Sie sich klar machen, dass es für alles eine Lösung gibt. Als nächstes atmen wir tief durch und entwickeln eine Vorgehenstrategie, die wir schriftlich festhalten. Machen Sie ein Brainstorming und teilen Sie die Punkte in Themen ein. Priorisieren Sie die einzelnen Themen und Punkte, halten Sie aber nicht zu starr an dem erstellten Plan fest. Prioritäten verschieben sich, neue Tasks kommen hinzu, bleiben Sie also mental flexibel.

Nehmen Sie sich die Zeit, um herauszufinden, was Ihrer Kundschaft und Ihren Mitarbeiter/innen wichtig ist. Sprechen Sie mit Ihrem Team, holen Sie Feedback zu deren Aufgabenbereichen ein und lassen Sie sich Lösungsvorschläge präsentieren. Befragen Sie Ihre/n IT-Manager/in, wie er/sie die aktuelle Situation einschätzt. Starten Sie Kundenumfragen, um mehr über die Wünsche Ihrer Zielgruppe herauszufinden. Schreiben Sie das alles auf ein Whiteboard, um es schwarz auf weiß zu sehen. Versuchen Sie nun, aus der Schnittmenge Ziele zu formulieren. Das Ganze hat einen positiven Nebeneffekt: Allein die Bekundung eines Interesses an reibungslosen Abläufen im Unternehmen kann in Ihrem Team zu mehr Motivation führen und Ihrer Kundschaft signalisieren, dass Sie fortschrittsorientiert sind.

Das Abwägen von Vor- und Nachteilen, das Herausarbeiten von Stärken und Schwächen

Sind die Ziele formuliert, setzen Sie sich damit auseinander welche Vor- und Nachteile das Eingreifen in bestimmte Strukturen und Prozesse haben kann. Seien Sie ehrlich und fragen Sie sich:

  • Welche Stärken und Schwächen können die aktuellen Prozessabläufe vorweisen?
  • Wo gibt es Verbesserungsbedarf?
  • An welchen Abläufen wollen Sie festhalten? Auf welche wollen/können Sie zukünftig verzichten?
  • Welche Fehler und Probleme tauchen immer wieder auf?
  • Wie zufrieden sind alle Beteiligten mit dem bestehenden System?
  • Werden Kundendaten ausreichend nach DSGVO-Verordnung geschützt?

Es ist absolut notwendig alle Beteiligten mit ins Boot zu holen. Es kann Sinn machen die Erarbeitung sämtlicher Lösungsansätze und Ideen zur Prozessoptimierung in Kleingruppen aufzuteilen. Suchen Sie sich jemanden, der Sie beim Projektmanagement unterstützt.

Die Bestimmung von Ressourcen: Personal, Budget, Zeit

Parallel zu den oben genannten Punkten sollten Sie eine Aufstellung der Personal-, Budget- und Zeitressourcen vornehmen, um das Erreichen der Ziele besser einschätzen zu können. Machen Sie eine Aufstellung:

  • Wer soll/möchte welche Aufgaben übernehmen?
  • Wieviel Zeit steht zur Verfügung, zusätzliche Aufgaben neben dem Tagesgeschäft zu managen?
  • Wieviel Budget ist zur Erreichung des Ziels/der Ziele nöting und vorhanden?

Das sind alles Fragen, die für Ihr Vorhaben relevant sein sollten. Aus den Faktoren Aufgaben, Personal und Zeit erstellen Sie eine sogenannte Roadmap – einen Fahrplan, an den sich alle Beteiligten halten müssen. Diese Roadmap beinhaltet automatisch Deadlines. Zu Deadlines sei gesagt: Sie sind dazu da, um sich daran zu halten. Wer eine Deadline aus unvorhersehbaren Gründen verschieben muss, sollte das rechtzeitig klar kommunizieren. Gerät ein Task in Verzug, geraten alle folgenden ebenfalls in Verzug. Kalkulieren Sie also großzügig, denn erfahrungsgemäß reichen die kalkulierten Aufwände selten. Mögliche Personalengpässe (z.B. aufgrund von Krankheit) oder Mehraufwände (z.B. aufgrund von Änderungswünschen) finden oftmals kaum Berücksichtigung.

Foto: Andrea Natali / Unsplash

Die Recherche nach dem richtigen Vertragspartner

Ist soweit alles geklärt und der Schritt in Richtung „Innovation“ beschlossen, wird es Zeit jemanden zu finden, der Ihr Projekt umsetzen kann. Sollte es Ihnen möglich sein das Projekt ohne einen externen Dienstleister durchführen zu können, ist dieser Schritt natürlich nicht nötig. Was nicht heißt, dass deswegen interne Absprachen und das Projektmanagement an Gewicht verlieren.

An dieser Stelle sollten also Ihre Ziele, Wünsche und verfügbare Ressourcen geklärt sein – eine gute Ausgangssituation für eine ausgiebige Recherche möglicher Vertragspartner.

Holen Sie Angebote ein, lassen Sie sich die angebotenen Produkte präsentieren, seien Sie kritisch, bekunden Sie mögliche Bedenken bei der Projektumsetzung und hinterfragen Sie das Preis-Leistungsverhältnis. Das günstigste Angebot ist nicht immer das beste. Meist wird bei allzu günstigen Angeboten am Support gespart. Dieser spielt aber bei IT-Projekten eine große Rolle, sowohl während der Umsetzung, als auch im Nachgang. Fällt das System einmal aus muss unverzüglich Hilfe zur Stelle sein. Das kostet nun mal Geld.

Sie werden schnell merken wer ernsthaft Interesse und das nötige Know-How hat Ihren Anforderungen gerecht zu werden und Sie als Auftraggeber gewinnen möchte. Stellen Sie sicher, dass der Auftragnehmer

  • möglichst flexibel auf Ihre Anforderungen reagiert
  • gewillt ist, Sie professionell zu unterstützen
  • langfristige Geschäftsbeziehungen honoriert

Bleiben Sie dabei offen für neue Lösungsvorschläge. Schließlich suchen Sie jemanden, der/die auf seinem/ihrem Gebiet Profi ist bzw. sein sollte.

Diskutieren Sie die Anbieter gemeinsam im Team, die für Ihr Vorhaben in Frage kommen. Sorgen Sie dafür, dass Entscheidungen nicht auf die lange Bank geschoben werden. Zu lange Unterbrechungen im Entscheidungsprozess führen dazu sich immer wieder neu ins Thema denken zu müssen. Das kostet Zeit und Nerven. Setzen Sie auch hier sich und allen Entscheidungsträgern Deadlines. Akzeptieren Sie diese auch von anderen und vor allem: Halten Sie sich daran.

Erwartungen, Aufgaben und Interessen

Wurde ein Anbieter ausgewählt, sollte nun auf allen Seiten kommuniziert werden, wer am Projekt beteiligt ist, wer welche Entscheidungen zu treffen hat und welche Interessen die jeweiligen Personen bzw. Abteilungen vertreten und verfolgen.

Kommunizieren Sie Ihre Erwartungen zum einen untereinander in Ihrem Unternehmen und zum anderen gegenüber Ihrem Vertragspartner. So bekommen Sie ein Gefühl dafür wie realistisch es ist Ihr Vorhaben zeitnah umzusetzen. Der Faktor Zeit spielt insbesondere bei groß angelegten IT-Projekten eine große Rolle. Kleinste Änderungsanfragen (Change Requests) im laufenden Entwicklungsprozess können einen erheblichen Mehraufwand erzeugen, was dem Auftraggeber nicht immer klar ist. Ein Projekt kann also nur gelingen und zügig zum Abschluss gebracht werden, wenn alle Seiten gewillt sind, aktiv mitzuarbeiten, für Rückfragen erreichbar sind und diese umgehend beantworten.

Sorgen Sie für klare Strukturen. Beide Parteien sollten sich darauf einigen, wer Ansprechpartner/in für die jeweiligen Belange des Anderen ist.

Was der Auftragnehmer (das Softwareunternehmen) vom Kunden erwarten könnte
  • Klare Formulierungen bezüglich des Projektumfangs
  • Überprüfung und Feedback des Projektplans
  • Zügige Antwort auf Rückfragen
  • Verständnis für zusätzlich benötigte Zeit und höhere Kosten bei Change Requests
Was der Auftraggeber vom Auftragnehmer erwarten könnte
  • Regelmäßiger Austausch über den Fortschritt des Vorhabens
  • Transparenz über zusätzlich anfallende Kosten
  • Flexibler Umgang mit Änderungswünschen
  • Verständnis für fehlendes IT-Wissen

Missverständnisse, was bestimmte Anforderungen angeht, treten immer wieder auf. Woher auch immer diese rühren, akzeptieren Sie diese und versuchen Sie nicht sich gegenseitig die „Schuld“ zuzuweisen. Liegt der „Fehler“ jedoch eindeutig bei Ihnen gestehen Sie ihn ein und suchen Sie nach einer Lösung.

Im nächsten Teil werde ich mich dem Thema „Frustfrei zum erfolgreichen IT-Projekt“ widmen. Ich hoffe, wir lesen uns dann wieder.

Haben Sie Mut! Lassen Sie gern Feedback da!

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Beitragsbild: Helloquence / Unsplash

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